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Things Productive People Do Differently

Things Productive People Do Differently

By Kevin Kruse

I recently interviewed over 200 ultra-productive people including seven billionaires, 13 Olympians, 20 straight-A students and over 200 successful entrepreneurs. I asked a simple, open-ended question, “What is your number one secret to productivity?” After analyzing all of their responses, I coded their answers into 15 unique ideas.

Secret #1: They focus on minutes, not hours.
Average performers default to hours and half-hour blocks on their calendar. Highly successful people know there are 1,440 minutes in every day and there is nothing more valuable than time. Money can be lost and made again, but time spent can never be reclaimed. As legendary Olympic gymnast Shannon Miller told me, “To this day, I keep a schedule that is almost minute by minute.” You must master your minutes to master your life.

Secret #2: They focus only on one thing.
Ultra productive people know their Most Important Task (MIT) and work on it for one to two hours each morning, without interruptions. Tom Ziglar, CEO of Ziglar Inc., shared, “Invest the first part of your day working on your number one priority that will help build your business.” What task will have the biggest impact on reaching your goal? What accomplishment will get you promoted at work?

Secret #3: They don’t use to-do lists.
Throw away your to-do list; instead schedule everything on your calendar. It turns out only 41% of items on to-do lists are ever actually done. And all those undone items lead to stress and insomnia because of the Zeigarnik effect. Highly productive people put everything on their calendar and then work and live from that calendar. “Use a calendar and schedule your entire day into 15-minute blocks. It sounds like a pain, but this will set you up in the 95th percentile…”, advises the co-founder of The Art of Charm, Jordan Harbinger.

Secret #4: They beat procrastination with time travel.
Your future self can’t be trusted. That’s because we are “time inconsistent.” We buy veggies today because we think we’ll eat healthy salads all week; then we throw out green rotting mush in the future. I bought P90x because I think I’m going to start exercising vigorously and yet the box sits unopened one year later. What can you do now to make sure your future self does the right thing? Anticipate how you will self-sabotage in the future, and come up with a solution to defeat your future self.

Secret #5: They make it home for dinner.
I first learned this from Intel’s Andy Grove, “There is always more to be done, more that should be done, always more than can be done.” Highly successful people know what they value in life. Yes, work, but also what else they value. There is no right answer, but for many, values include: family time, exercise, giving back. They consciously allocate their 1,440 minutes a day to each area they value (i.e., they put it on their calendar) and then they stick to the schedule.

Secret #6: They use a notebook.
Richard Branson has said on more than one occasion that he wouldn’t have been able to build Virgin without a simple notebook, which he takes with him wherever he goes. In one interview, Greek shipping magnate Aristotle Onassis said, “Always carry a notebook. Write everything down…That is a million dollar lesson they don’t teach you in business school!” Ultra-productive people free their mind by writing everything down.

Secret #7: They process email only a few times a day.
Ultra-productive people don’t “check” email throughout the day. They don’t respond to each vibration or ding to see who has intruded their inbox. Instead, like everything else, they schedule time to process their email quickly and efficiently. For some that’s only once a day, for me, it’s morning, noon and night.

Secret #8: They avoid meetings at all costs.
When I asked Mark Cuban to give me his best productivity advice, he quickly responded, “Never take meetings unless someone is writing a check.” Meetings are notorious time killers. They start late, have the wrong people in them, meander in their topics and run long. You should get out of meetings whenever you can, hold fewer of them yourself, and if you do run a meeting, keep it short.

John Cichelero

Secret #9: They say “no” to almost everything.
Billionaire Warren Buffet once said, “The difference between successful people and very successful people is that very successful people say ‘no’ to almost everything.” And James Altucher colorfully gave me this tip, “If something is not a “hell, YEAH! Then it’s a “no!”
Remember, you only have 1,440 minutes in every day. Don’t give them away easily.

Secret #10: They follow the 80/20 rule.
Known as the Pareto Principle, in most cases 80% of outcomes come from only 20% of activities. Ultra-productive people know which activities drive the greatest results, and focus on those and ignore the rest.

Secret #11: They delegate almost everything.
Ultra-productive people don’t ask, “How can I do this task?” Instead they ask, “How can this task get done?” They take the “I” out of it as much as possible. Ultra-productive people don’t have control issues and they are not micro-managers. In many cases good enough is, well, good enough.

Secret #12: They theme days of the week.
Highly successful people often theme days of the week to focus on major areas. For decades I’ve used “Mondays for Meetings” and make sure I’m doing one-on-one check-ins with each direct report. My Friday afternoons are themed around financials and general administrative items that I want to clean up before the new week starts. I’ve previously written about Jack Dorsey’s work themes, which enable him to run two companies at once. Batch your work to maximize your efficiency and effectiveness.

Secret #13: They touch things only once.
How many times have you opened a piece of regular mail—a bill perhaps—and then put it down only to deal with it again later? How often do you read an email, and then close it and leave it in your inbox to deal with later? Highly successful people try to “touch it once.” If it takes less than five or ten minutes—whatever it is—they’ll deal with it right then and there. It reduces stress since it won’t be in the back of their mind, and is more efficient since they won’t have to re-read or evaluate the item again in the future.

Secret #14: They practice a consistent morning routine.
My single greatest surprise while interviewing over 200 highly successful people was how many of them wanted to share their morning ritual with me. Hal Elrod, author of The Miracle Morning, told me, “While most people focus on ‘doing’ more to achieve more, The Miracle Morning is about focusing on ‘becoming’ more so that you can start doing less, to achieve more.” While I heard about a wide variety of habits, most people I interviewed nurtured their body in the morning with water, a healthy breakfast and light exercise. They nurtured their mind with meditation or prayer, inspirational reading, and journaling.

Secret #15: Energy is everything.
You can’t make more minutes in the day, but you can increase your energy which will increase your attention, focus, decision making, and overall productivity. Highly successful people don’t skip meals, sleep or breaks in the pursuit of more, more, more. Instead, they view food as fuel, sleep as recovery, and pulse and pause with “work sprints.”

Tying It All Together
You might not be an entrepreneur, Olympian, or millionaire—or even want to be—but their secrets just might help you to get more done in less time, and help you to stop feeling so overworked and overwhelmed.


Cosas que la gente Productiva hace Diferente

Por Kevin Kruse

Recientemente entrevisté a más de 200 personas ultraproductivas, entre ellas siete multimillonarios, 13 olímpicos, 20 estudiantes de la categoría A y más de 200 empresarios exitosos. Le hice una pregunta sencilla y abierta: “¿Cuál es su secreto número uno para la productividad?” Después de analizar todas sus respuestas, codifiqué sus respuestas en 15 ideas únicas.

Secreto # 1: Se centran en minutos, no en horas.
Promedio de artistas por defecto a horas y bloques de media hora en su calendario. La gente altamente acertada sabe que hay 1.440 minutos en cada día y no hay nada más valioso que tiempo. El dinero se puede perder y hacer de nuevo, pero el tiempo pasado nunca puede ser reclamado. Como la legendaria gimnasta olímpica Shannon Miller me dijo: “A día de hoy, mantengo un programa que es casi minuto a minuto.” Usted debe dominar sus minutos para dominar su vida.

Secreto # 2: Se centran sólo en una cosa.
Las personas muy productivas conocen su tarea más importante (MIT) y trabajan en ella durante una o dos horas cada mañana, sin interrupciones. Tom Ziglar, CEO de Ziglar Inc., compartió, “Invierta la primera parte de su día trabajando en su prioridad número uno que le ayudará a construir su negocio”. ¿Qué tarea tendrá el mayor impacto en el logro de su meta? ¿Qué logro le ayudará a promocionar en el trabajo?

Secreto # 3: No usan listas de tareas pendientes.
Deseche su lista de tareas pendientes; En lugar de programar todo en su calendario. Resulta que sólo el 41% de los artículos en las listas de tareas se hacen realmente. Y todos esos elementos deshechos llevan al estrés e insomnio debido al efecto Zeigarnik. La gente altamente productiva pone todo en su calendario y luego trabaja y vive de ese calendario. “Use un calendario y programe su día entero en bloques de 15 minutos. Suena como un dolor, pero esto lo pondrá en el percentil 95 … “, aconseja el cofundador de The Art of Charm, Jordan Harbinger.

Secreto # 4: Ellos vencieron la dilación con el tiempo de viaje.
No se puede confiar en su futuro yo. Eso es porque estamos “inconsistentes en el tiempo”. Compramos verduras hoy porque pensamos que comeremos ensaladas saludables toda la semana; Entonces lanzaremos el puré de la podredumbre verde en el futuro. Compré P90x porque creo que voy a empezar a hacer ejercicio vigorosamente y sin embargo la caja se queda sin abrir un año después. ¿Qué puede hacer ahora para asegurarse de que su futuro yo haga lo correcto? Anticipar cómo va a auto-sabotaje en el futuro, y llegar a una solución para derrotar a su futuro yo.

Secreto # 5: Lo hacen en casa para la cena.
Primero aprendí esto de Andy Grove, de Intel: “Siempre hay más por hacer, más que se debe hacer, siempre más de lo que se puede hacer.” La gente altamente exitosa sabe lo que valora en la vida. Sí, el trabajo, pero también lo que más valoran. No hay una respuesta correcta, pero para muchos, los valores incluyen: tiempo en familia, ejercicio, devolución. Ellos asignan conscientemente sus 1.440 minutos al día a cada área que valoran (es decir, lo ponen en su calendario) y luego se adhieren al programa.

Secreto # 6: Usan un cuaderno.
Richard Branson ha dicho en más de una ocasión que no habría sido capaz de construir a Virgin sin un sencillo cuaderno, que lleva consigo donde quiera que vaya. En una entrevista, el magnate del transporte griego, Aristóteles Onassis, dijo: “Lleve siempre un portátil. Escriba todo … ¡Es una lección de un millón de dólares que no le enseñan en la escuela de negocios! “Las personas ultra-productivas liberan su mente escribiendo todo.

Secreto # 7: Proceso de correo electrónico sólo unas pocas veces al día.
Las personas ultra-productivas no “comprueban” el correo electrónico durante todo el día. No responden a cada vibración o ding para ver quién ha entrado en su bandeja de entrada. En cambio, como todo lo demás, programan tiempo para procesar su correo electrónico de forma rápida y eficiente. Para algunos que sólo una vez al día, para mí, es mañana, mediodía y noche.

Secreto # 8: Evitan reuniones a toda costa.
Cuando le pedí a Mark Cuban que me diera sus mejores consejos de productividad, rápidamente respondió: “Nunca tome reuniones a menos que alguien esté escribiendo un cheque”. Las reuniones son asesinos notorios. Comienzan tarde, tienen la gente equivocada en ellos, serpentean en sus temas y corren largos. Usted debe salir de las reuniones siempre que pueda, sostener menos de ellos usted mismo, y si ejecuta una reunión, manténgalo corto.

John Cichelero

Secreto # 9: Dicen “no” a casi todo.
El multimillonario Warren Buffet dijo una vez: “La diferencia entre la gente exitosa y la gente muy exitosa es que la gente muy exitosa dice ‘no’ a casi todo.” Y James Altucher me dio esta sugerencia: “¡Si algo no es un” infierno! Entonces es un “no!”
Recuerde, usted sólo tiene 1.440 minutos en cada día. No los deshagas fácilmente.

Secreto # 10: Siguen la regla 80/20.
Conocido como el Principio de Pareto, en la mayoría de los casos el 80% de los resultados provienen de sólo el 20% de las actividades. La gente ultra-productiva sabe qué actividades dirigen los resultados más grandes, y se centra en éstos e ignora el resto.

Secreto # 11: Delegan casi todo.
Las personas ultraproductivas no preguntan: “¿Cómo puedo hacer esta tarea?” En su lugar preguntan: “¿Cómo se puede hacer esta tarea?” Ellos sacan el “yo” de él tanto como sea posible. Las personas ultra-productivas no tienen problemas de control y no son microempresas. En muchos casos lo suficientemente bueno es, bueno, lo suficientemente bueno.

Secreto # 12: Los días temáticos de la semana.
Personas muy exitosas a menudo días temáticos de la semana para centrarse en las principales áreas. Durante décadas he usado “Lunes para Reuniones” y me aseguro de estar haciendo check-ins uno-a-uno con cada informe directo. Mis tardes de viernes son temáticas alrededor de las finanzas y los artículos administrativos generales que quiero limpiar antes de que comience la nueva semana. Anteriormente he escrito sobre los temas de trabajo de Jack Dorsey, que le permiten manejar dos compañías a la vez. Lote su trabajo para maximizar su eficiencia y eficacia.

Secreto # 13: Tocan las cosas sólo una vez.
¿Cuántas veces ha abierto un trozo de correo regular, tal vez un proyecto de ley, y luego lo dejó para tratarlo de nuevo más tarde? ¿Con qué frecuencia lees un correo electrónico y lo cierras y lo dejas en tu bandeja de entrada para tratarlo más tarde? La gente muy exitosa trata de “tocarla una vez”. Si tarda menos de cinco o diez minutos, sea lo que sea, se ocuparán de ella en ese momento. Reduce el estrés, ya que no será en la parte posterior de su mente, y es más eficiente, ya que no tendrá que volver a leer o evaluar el tema de nuevo en el futuro.

Secreto # 14: Practican una rutina consistente de la mañana.
Mi única gran sorpresa al entrevistar a más de 200 personas muy exitosas fue cuántos de ellos querían compartir su ritual de la mañana conmigo. Hal Elrod, autor de The Miracle Morning, me dijo: “Mientras que la mayoría de la gente se enfoca en” hacer “más para lograr más, The Miracle Morning se centra en” convertirse “más para que pueda empezar a hacer menos, para lograr más. Aunque oí hablar de una amplia variedad de hábitos, la mayoría de las personas que entrevisté alimentaron su cuerpo por la mañana con agua, un desayuno saludable y ejercicio ligero. Nutrían su mente con la meditación o la oración, la lectura inspiradora y el diario.

Secreto # 15: La energía lo es todo.
Usted no puede hacer más minutos en el día, pero puede aumentar su energía que aumentará su atención, enfoque, toma de decisiones y productividad general. La gente altamente acertada no salta las comidas, el sueño o las roturas en la búsqueda de más, más, más. En cambio, ven la comida como combustible, el sueño como recuperación, y el pulso y hacer una pausa con “sprints de trabajo”.

Uniendo todo juntos
Es posible que no sea un empresario, olímpico o millonario, o incluso que quiera, pero sus secretos podrían ayudarle a hacer más en menos tiempo y ayudarle a dejar de sentirse tan sobrecargado y abrumado.


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